Tag: cloud

Op vakantie in de Franse Alpen. Tijdens een bergwandeling gaat m’n telefoon af. De klant aan het andere eind van de lijn. Na zich uitvoering geëxcuseerd te hebben om me te storen tijdens m’n vakantie, komt hij ter zake. Er is dringend informatie nodig, en of ik deze niet heb. Even op m’n telefoon in OneNote enkele nota’s van een meeting geraadpleegd, en daarna nog even in OneDrive een documentje gaan zoeken dat ook relevant is. Resultaat: een tevreden klant. Dit zou onvoorstelbaar zijn indien ik voor mijn job afhankelijk zou zijn van papieren nota’s, dossiers en documenten.

Ik heb geluk. De klant waar ik werk is een innoverend bedrijf dat haar interne werking continu in vraag stelt.

Twee jaar geleden werd een initiatief gestart om ‘papierloos werken’ te promoten. Het doel was om de directe kosten gekoppeld aan papierverbruik te verminderen: leasing van de printers, verbruik van papier en toner, vernietiging of archivering van oude documenten, … Er werd een vermindering van 60% vooropgesteld.

De eerste reacties waren, zoals bij elk veranderingstraject, afwijzend. “Dat gaat bij ons niet werken omdat …” zal iedereen die eender welk project heeft gedaan wel al meermaals gehoord hebben, en ook hier was dit het geval.

De aanpak om de verandering te bewerkstelligen was om verschillende afdelingen in het bedrijf tegen elkaar uit te spelen. ‘Gamification’ in het mooi Nederengels.

Regelmatige feedback toonde dat de 60% verpulverd zou worden. Uiteindelijk drukken we nu met z’n allen 90% minder af dan twee jaar geleden!
Dat er naast de directe besparingen nog andere grote voordelen verscholen liggen in het papierloos of papierarm werken was bij aanvang al wel vermoed, maar wordt nu pas ten volle gerealiseerd.

Papierloos werken is een absolute voorwaarde om goed over te stappen naar ‘flexplekken’. Omdat er altijd wel een deel van de medewerkers op vakantie of ziek is, op een andere site moet zijn, of in vergadering is, moet niet iedereen een vaste plek hebben. Het is echter niet aantrekkelijk om een plekje vrij te maken op een bureau dat vol ligt met dossiers van een collega. Telkens deze dossier opbergen vraagt ook weer tijd en ruimte. Onze Möbius ‘Lean’-collega’s zouden dit als een vorm van ‘waste’ beschouwen.

Geen papier wil ook zeggen dat de werkplek kleiner kan zijn. Je moet immers geen plaats meer hebben om én een computer én enkele stapels dossiers te kunnen leggen.

Al deze optimalisaties maken dat er nu 9,6 vierkante meter ruimte gebruikt wordt per medewerker. Toch voelt dit door een modern en fris interieur niet ‘bekrompen’ aan. Integendeel, de nieuwe inrichting wordt unaniem als positief ervaren. Ter vergelijking: de Vlaamse Overheid heeft een nieuwe bezettingsnorm van 12,5 m² per VTE.

De besparing: 40% minder ruimtegebruik. Als ik voor een vastgoedbedrijf zou werken, zou ik me zorgen beginnen maken.

Verdere voordelen zijn er in de interne processen: interne post verloopt volledig digitaal, en ook leveranciers worden gedwongen om zo te werken. Een factuur op papier wordt met een andere betalingstermijn afgehandeld dan wanneer deze elektronisch binnenkomt. Deze processen herdenken is een project op zich.

Zijn er dan geen nadelen? Ja, toch wel. Ik blijf het lastig vinden dat alle deelnemers in een vergadering met hun neus in hun laptop zitten om nota’s te nemen. … en natuurlijk om gestoord te worden tijdens mijn vakantie.

Het ‘Nieuwe Werken’ is voor mij niet zo nieuw meer. Gedurende m’n hele carrière, ondertussen al 17 jaar, heb ik nooit een vast bureau gehad, heb ik nooit vaste uren gehad, en werk ik samen met verschillende mensen al naargelang het ‘beste team’ samengesteld wordt voor het ene of andere project.

Akkoord, er zijn een aantal technologische ‘enablers’ bijgekomen de laatste jaren die het geheel nog wat eenvoudiger maken. Waar ik 15 jaar geleden een doos met dossiers in de koffer van m’n wagen had liggen, staat nu alles op m’n harde schijf. En in de Cloud natuurlijk. En via die weg ook op m’n tablet en smartphone…

Persoonlijk juich ik deze evolutie toe. Persoonlijke tijd en werk kunnen beter op elkaar afgestemd worden, en het werken op verschillende plaatsen en tussen verschillende collega’s verhoogt de creativiteit, en ook het sociale weefsel binnen het bedrijf. Ook over de andere voordelen van ‘HNW’ zijn al genoeg pagina’s geschreven.

Toch zijn er grenzen. Als projectleider ben ik er zeker van dat de leden van het projectteam thuis geconcentreerd en ijverig bezig zijn – controle is het probleem dus niet. Communicatie is dit wel.

Ik heb het dan niet over de ‘formele’ communicatie om mededelingen te doen of om een status te bespreken. Daarvoor is een gerichte e-mail, telefoon, of indien nodig zelfs een vergadering, geschikt. Het is eerder de informele en toevallige communicatie die ik mis. Het gaat dan niet zodanig over de vakantiebelevenissen van x of de beslommeringen van y, maar over de toevallige hulp die aangeboden kan worden. Gisteren was ik een probleem aan het bespreken met twee collega’s. Samen hadden we onvoldoende kennis en ervaring om er uit te geraken. Toevallig hoorde een andere collega ons gesprek, en hij vroeg om het issue doorgespeeld te krijgen “als uitdaging”.

Enkele uren later zat de oplossing in onze mailbox.

Interne sociale netwerken zoals Yammer en Socialcast vormen deel van de oplossing, maar worden slachtoffer van het succes wanneer berichten verdrinken in de massa.
De beste oplossing: een waarschuwingslabel kleven op ‘HNW’: ‘te consumeren met mate’